Question

Quais são os documentos que devem compor um processo individual, dum colaborador em exercício num estabelecimento comercial que está inserido regime de tributação simplificado ? E depois da própria composição gostaria de saber se há uma instituição na qual deve-se apresentar o mesmo processo?

Answer 1

Boa Tarde Caro Membro

Em resposta á sua questão a nossa opinião é a seguinte :

O processo individual do trabalhador (também chamado de dossier individual ou fichade funcionário) é obrigatório para todos os empregadores, públicos ou privados, conforme o disposto na Lei do Trabalho n.º 13/2023, de 25 de Agosto, e demais legislação complementar (como o Regulamento da Lei do Trabalho e normas da Inspeção Geral do Trabalho – IGT).

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 I. Documentos de Identificação e Admissão

Obrigatórios:

1. Cópia do Bilhete de Identidade (BI) ou outro documento legal de identificação;

2. Número Único de Identificação Tributária (NUIT);

3. Número de Inscrição no INSS (Instituto Nacional de Segurança Social);

4. Certificado de Registo Criminal (quando exigido pela natureza da função);

5. Fotografia tipo passe;

6. Curriculum Vitae (atualizado e assinado);

7. Certificados académicos ou profissionais que comprovem a habilitação exigida para o cargo;

8. Ficha de candidatura ou formulário de emprego (preenchido pelo trabalhador);

9. Comprovativo de endereço residencial (ex.: cópia da conta de energia ou declaração do bairro).

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 II. Documentos Contratuais

Obrigatórios:

1. Contrato de trabalho (assinado por ambas as partes, em duplicado);

2. Declaração de aceitação do cargo ou função (quando aplicável);

3. Adendas ou atualizações contratuais (mudança de categoria, salário, função, etc.);

4. Declaração de conhecimento do Regulamento Interno da empresa;

5. Cópia do Regulamento Interno (ou assinatura de termo de ciência).

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 III. Documentos de Remuneração e Segurança Social

Obrigatórios:

1. Ficha salarial ou registo de vencimentos (histórico mensal do salário, prémios, descontos e benefícios);

2. Cópia dos recibos de salário (mensais, assinados pelo trabalhador ou emitidos eletronicamente);

3. Comprovativos de inscrição no INSS e mapas mensais de contribuições;

4. Registo de retenções de IRPS e respetivos comprovativos de entrega à AT;

5. Declaração anual de rendimentos (IRPS – modelo 10).

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 IV. Documentos de Gestão de Pessoal

Obrigatórios:

1. Ficha individual de trabalhador (dados pessoais, data de admissão, função, categoria, salário, dependentes, etc.);

2. Registo de presenças / folha de ponto;

3. Registo de férias anuais (planeamento, gozo e pagamento);

4. Registo de faltas justificadas e injustificadas;

5. Registo de licenças (maternidade, paternidade, doença, etc.);

6. Registo de horas extraordinárias;

7. Relatórios de avaliações de desempenho (quando aplicável).

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 V. Documentos Médicos e de Segurança no Trabalho

Obrigatórios:

1. Atestado médico de aptidão física e mental para o trabalho (antes da admissão);

2. Exames médicos periódicos (conforme a atividade ou legislação específica);

3. Ficha de acidente de trabalho (se aplicável);

4. Registo de participação em formações de segurança e saúde no trabalho.

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 VI. Documentos Disciplinares e Administrativos

Obrigatórios (quando ocorram):

1. Notificações disciplinares (advertências, suspensões, etc.);

2. Defesas apresentadas pelo trabalhador;

3. Decisões finais de processos disciplinares;

4. Comunicações da entidade empregadora (mudanças de horário, transferências, etc.);

5. Reconhecimento de prémios, promoções ou distinções;

6. Requerimentos apresentados pelo trabalhador (ex.: pedidos de férias, adiantamentos, transferências).

VII. Documentos de Cessação da Relação Laboral

Obrigatórios:

1. Carta de rescisão / denúncia de contrato (pelo trabalhador ou empregador);

2. Termo de rescisão do contrato de trabalho (com data, motivo e assinatura);

3. Recibo de compensações e direitos pagos (férias, subsídios, indemnizações, etc.);

4. Declaração de quitação final (assinada pelo trabalhador);

5. Comunicação ao INSS e à AT da cessação (mapas de saída).

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 VIII. Outros Documentos Recomendáveis

(Conforme política interna da empresa ou boas práticas de RH):

1. Cópia do cartão de funcionário;

2. Registo de formação e capacitação profissional;

3. Planos de carreira ou progressão funcional;

4. Registos de benefícios adicionais (seguro de saúde, subsídios, transporte, etc.);

5. Declarações de responsabilidade ou confidencialidade (quando aplicável);

6. Comunicações de alteração salarial;

7. Comunicações com sindicatos ou representantes dos trabalhadores (se aplicável).

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 Resumo Simplificado: Check-list mínimo obrigatório

Categoria	Documentos essenciais
Identificação	BI, NUIT, INSS, CV, certificado escolar
Contrato	Contrato de trabalho, adendas, ciência do regulamento interno
Remuneração	Recibos, mapas de INSS, retenções IRPS
Presença e férias	Folha de ponto, registo de férias e licenças
Saúde e segurança	Atestado médico, registos de formação em SST
Disciplina e cessação	Notificações, decisões, termo de rescisão, quitação final

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