Boa Noite Caro Membro
Em relação á sua questão a nossa opinião é a seguinte;
– Elaboração de um Auto de Ocorrência;
Deve imediatamente:
Redigir um auto de ocorrência interno descrevendo:
Data e local do sinistro (enchentes);
Natureza dos danos (documentos destruídos);
Período contabilístico afetado;
Tipos de documentos atingidos (faturas, recibos, folhas salariais, extratos, etc.);
Este auto deve ser assinado pela gerência ou direção e, se possível, acompanhado de fotografias dos danos.
Objetivo: criar prova documental interna de que a perda ocorreu por causa alheia à vontade da empresa.
– Participação às autoridades competentes
Participar o incidente à Polícia, preferencialmente na esquadra da área onde ocorreram as enchentes, solicitando a emissão de um:
Auto de Participação Policial (declaração oficial de ocorrência por desastre natural).
Comunicar o facto à Autoridade Tributária de Moçambique (AT), através de uma carta, em duplicado, formal dirigida ao Diretor da Repartição de Finanças da área fiscal da empresa, contendo:
Descrição do evento e das perdas documentais;
Cópia do Auto Policial e do Auto de Ocorrência Interno;
Compromisso de reconstruir os registos com base em segundas vias e outros meios fiáveis.
Objetivo: formalizar a situação e demonstrar boa-fé, evitando penalizações por falta de exibição de documentos. A comunicação á Autoridade Tributária deve ser em duplicado, ficando a empresa com o duplicado devidamente assinado e carimbado, por quem o recepcionar.
– Reconstrução dos registos contabilísticos
A empresa deve:
Solicitar segundas vias dos documentos aos seus fornecedores, clientes e bancos (faturas, recibos, extratos, comprovativos de pagamento, etc.);
Usar os registos eletrónicos disponíveis (como declarações submetidas via e-tax, folhas de salários do INSS, e relatórios bancários);
Recriar os livros contabilísticos com base nas informações obtidas;
Identificar, em cada registo reconstituído, a origem da informação alternativa (por exemplo: “2.ª via emitida em substituição do documento perdido por sinistro”).
A Autoridade Tributária aceita esta reconstrução desde que devidamente fundamentada e documentada.
Os procedimentos atrás indicados, tentam ser um meio de prova, em como não houve intensão ou má fé de destruir os documentos contabilisticos, para assim evitar a apicação de multas, nos termos do art.º 28,º do RGIT e recurso a métodos indirectos nos termos do art.º 46.º do CIRPC.
Esperamos ter sido úteis
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